BAB I
PENDAHULUAN

A.	Analisis Situasi
Kegiatan PPL (Praktik Pengalaman Lapangan) merupakan kegiatan yang termasuk dalam salah satu Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pengabdian kepada masyarakat. Program praktik pengalaman lapangan merupakan media untuk mengembangkan potensi yang ada dalam diri mahasiswa, melalui penerapan teori-teori yang sudah di dapatkan saat kuliah dengan kondisi real yang ada di lapangan.
Kegiatan  PPL (Praktik Pengalaman Lapangan) mahasiswa UNY Jurusan Administrasi Pendidikan berlokasi di Dinas Pendidikan, Pemuda Dan Olahraga Kabupaten Sleman yang merupakan usaha pengembangan kompetensi mahasiswa sebagai calon tenaga kependidikan. Kegiatan PPL ini berlangsung mulai tanggal 1 Juli sampai dengan 19 September 2013. Lokasi  Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman itu sendiri cukup baik dan strategis, hal ini disebabkan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman terletak di komplek Pemerintahan Kabupaten  Sleman dan tentunya sangat mudah dijangkau.
Berikut adalah gambaran gedung Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman :

Gambar : Gedung Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman

Dinas pendidikan, Pemuda dan Olahraga mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang pendidikan, pemuda dan olahraga. Dinas pendidikan pemuda dan olahraga mempunyai tugas menyelenggarakan fungsi: (1) Perumusan kebijakan teknis bidang pendidikan, pemuda, dan olahraga. (2) Pelaksanaan tugas bidang pendidikan, pemuda dan olahraga. (3) Penyelenggaraan pelayanan umum bidang pendidikan, pemuda dan olahraga. (4) Pembinaan dan pengembangan pendidikan, pemuda dan olahraga; dan (5) Pelaksanaan tugas lain yang di berikan oleh bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman agar dalam pelaksanaan kinerjanya dapat lebih optimal, maka disusunlah struktur organisasi, berikut ini adalah struktur organisasi dinas pendidikan pemuda dan olahraga kabupaten sleman:

Dalam upaya memberikan pelayanan kepada masyarakat khusunya bidang pendidikan, sumber daya manusia memegang peranan sangat penting. Sumber daya manusia yang ada di lingkungan dinas pendidikan pemuda dan olahraga di bagi menjadi dua kelompok yaitu pegawai struktural dan tenaga fungsional. Tenaga struktural meliputi pegawai negeri maupun honorer yang melaksanakan tugas kedinasannya baik di kantor dinas pendidikan pemuda dan olahraga, dan olahraga di sekolah-sekolah, SKB, maupun unit pleksana teknis pelayanan pendidikan kecamatan. Sendangkan tenaga fungsional terdiri dari guru, pamong, tutor, penilik dan pengawas.
Untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan pembangunan di bidang pendidikan diperlukan sumber daya manusia dan sarana prasarana yang memadai. Dinas pendidikan pemuda dan olahraga kabupaten sleman mempunyai sarana dan prasarana yang terdiri dari:
1.	Prasarana Gedung 
a.	Gedung dinas, Jl Parasamya, Beran seluas 2512 m²
b.	Gedung eks kanincam sleman seluas 120 m²
c.	Gedung eks kanincam kalasan seluas 120m²
d.	Gedung eks kanincam ngemplak seluas 120m²
e.	Gedung eks STM Sleman seluas 1000m²
f.	Gedung SKB Sleman seluas 1533m²
2.	Sarana kerja Umum 
a.	Kendaraan dinas roda 4 (empat)
b.	Kendaraan dinas roda 2 (dua)
c.	Komputer
d.	Laptop/Notebook
e.	LCD Projector
f.	Mesin ketik 
g.	Faximile
h.	Handycame
i.	Filling Cabinet
B.	Perumusan Program Dan Rancangan Kegiatan PPL
1.	Kegiatan PPL
Berdasarkan hasil analisis situasi, maka kegiatan PPL dapat dirumuskan dalam beberapa program, antara lain :
a.	Program PPL Utama
Program PPL Individu utama yang akan dilaksanakan yaitu “Komputerisasi Data Arsip Keluar ”. Program ini dibuat berdasarkan hasil dari observasi lapangan pada tanggal 11-18 Februari 2013 dan dilaksanakan pada tanggal 2 Juli 2013 – 19 September 2013.
b.	Program PPL Penunjang
1)	Melatih arsiparis bagian umum mengggunakan internet
2)	Menulis kartu kendali surat keluar
3)	Menghubungi bidang yang belum mengumpulkan arsip
4)	Mengurutkan arsip penetapan angka kredit berdasarkan abjad jenjang SMP, SMA & SMK
5)	Menomori arsip Penetapan angka kredit (PAK)
6)	Memilah kartu kendali surat keluar berdasarkan bidang
7)	Memilah kartu kendali surat keluar berdasarkan masalah
8)	Menulis undangan masuk di buku agenda dan lembar disposisi
9)	Mengisi keterangan pada buku agenda undangan surat masuk
10)	Mengisi keterangan di buku agenda undangan masuk
11)	Menulis surat masuk di lembar pengantar

BAB II
PERSIAPAN, PELAKSANAAN , DAN ANALISIS HASIL

A.	Persiapan PPL
Kegiatan yang dilakukan dalam persiapan adalah menginformasikan dan konsultasi mengenai  program PPL yang akan dilaksanakan di Sub bagian umum Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kabupaten Sleman pada saat observasi  maupun hari pertama ketika penerjunan mahasiswa PPL. Kegiatan observasi memberikan gambaran mengenai arah gerak kegiatan PPL sehingga muncul kesepakatan dan dukungan dari lokasi kegiatan PPL. Latar belakang dilaksanakan program ini dikarenakan belum adanya pendataan arsip keluar dan pengolahannya masih menggunakan cara manual. Setelah melakukan konsultasi dan mendapat persetujuan dari pihak sub bagian umum langkah selanjutnya adalah mempersiapkan alat dan bahan yang dibutuhkan untuk melaksanakan program. Peralatan dan bahan yang digunakan diantaranya adalah:
•	1 Unit Komputer/Laptop
•	1 Unit Printer
•	flashdisk
•	Buku kendali surat keluar
•	Arsip Surat Keluar
•	Lembar kartu kendali surat keluar
B.	Pelaksanaan PPL
1.	Program PPL Individu Utama “komputerisasi data arsip keluar”
a.	Tujuan
Tujuan dilaksanakan program komputerisasi data arsip keluar adalah untuk membantu staff sub bagian umum maupun arsiparis agar dalam mengelola arsip keluar lebih efektif dan efisien.
b.	Manfaat
Manfaat dari program ini adalah: 
1)	Mempercepat dan memudahkan pengolahan arsip.
2)	Mempercepat dan memudahkan dalam pencarian/penemuan kembali arsip.
3)	Menjaga keamanan data arsip dari bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, bencana alam dan kehilangan data arsip.
4)	Memudahkan dalam pendistribusian data arsip.
5)	Memudahkan perawatan data arsip.
6)	Penghematan tenaga, biaya dan waktu.
c.	Sasaran
Sasaran program ini adalah pengolah arsip maupun arsiparis dinas pendidikan pemuda dan olahraga kabupaten sleman
d.	Pelaksanaan
Dalam pelaksanaan program ini melalui beberapa tahap, yaitu:
1)	Pemberian nomor surat, tanggal dan Pengesahan surat keluar dengan stempel/cap dinas.
2)	Mendata arsip surat keluar ke format database yang telah dibuat.
3)	Menyimpan arsip ke map sesuai bidang.
4)	Membuat format kartu kendali surat keluar menggunakan mail merge pada Microsoft Word.
5)	Mencetak kartu Kendali surat keluar.	
e.	Hambatan
Komputer yang digunakan untuk mengolah surat keluar dan surat masuk hanya berjumlah satu buah.
f.	Solusi
Menggunakan laptop milik pribadi.
g.	Hasil Kuantitatif
Dalam pelaksanaan program ini saya telah mendata sebanyak 1205 Arsip. Program ini dapat terselesaikan sesuai dengan rencana yang telah dibuat pada sebelumnya. 
h.	Hasil Kualitatif
Dengan adanya program ini pengelolaan surat keluar di dinas pendidikan, pemuda dan olahraga dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien
i.	Tindak lanjut 
Tindak lanjut dari program yang telah di jalankan adalah :
1)	Mencetak data dan mengarsipkan data secara manual agar dapat disimpan pihak Sub Bagian Umum dengan baik, sebagai sumber informasi apabila dibutuhkan sewaktu-waktu.
2)	Menyimpan program database ke dalam Komputer Sub Bagian Umum
3)	Membackup database kedalam Flasdisk, untuk  membackup data arsip apabila komputer mengalami kerusakan teknis.
4)	Melakukan sosialisasi kepada staff dan arsiparis bagian umum di Dinas Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman yang bersangkutan, dan memberikan penjelasan prosedur kerja database arsip tersebut agar bisa diteruskan oleh pegawai apabila PPL sudah selesai.
5)	Staff dan arsiparis bagian umum sudah dapat menjalankan program yang di buat.
2.	Program PPL Penunjang
a.	Melatih arsiparis bagian umum mengggunakan internet
1)	Tujuan 
Untuk melatih arsiparis agar dapat menggunakan internet dengan terampil dan dapat mengakses informasi yang mendukung pekerjaan.
2)	Manfaat
Arsiparis dapat mengakses informasi dari internet yang mendukung pekerjaan.
3)	Hasil
Arsiparis dapat menggunakan internet.
b.	Menghubungi bidang yang belum mengupulkan arsip
1)	Tujuan 
Agar bidang-bidang yang belum mengumpulkan arsip untuk segera mengumpulkan arsip. Arsip kemudian di olah dan di simpan oleh arsiparis.
2)	Manfaat 
Arsiparis dapat mengolah dan menyimpan arsip keluar.
3)	Hasil 
Semua bidang telah mengumpulkan arsip.
c.	Menulis kartu kendali surat keluar
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 27) Buku agenda adalah halaman-halaman buku berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda berfungsi sebagai alat bantu untuk mencari surat yang di simpan dalam file. 
1)	Tujuan 
Tujuan pembuatan kartu kendali surat keluar adalah sebagai pengganti buku agenda surat keluar.
2)	Manfaatnya 
Saat mencari arsip tidak perlu membuka buku agenda, namun tinggal melihat kartu kendali.
3)	Hasil 
Semua surat keluar telah di buatkan kartu kendali.

d.	Mengurutkan arsip penetapan angka kredit (PAK) berdasarkan abjad jenjang SMP, SMA & SMK.
1)	Tujuan 
Arsip PAK tersusun sesuai dengan urutan abjad nama yang bersangkutan.
2)	Manfaatnya adalah supaya memudahkan dalam penyimpanan.
3)	Hasil
Semua arsip PAK telah tersusun sesuai dengan urutan  abjad nama yang bersangkutan.
e.	Menomori arsip Penetapan angka kredit (PAK) dan draft
1)	Tujuan 
Tujuan dari kegiatan ini adalah supaya Arsip PAK mempunyai nomor.
2)	Manfaat
Memudahkan dalam penyimpanan.
3)	Hasil
Semua arsip PAK telah di beri nomor.
f.	Memilah kartu kendali surat keluar berdasarkan bidang
1)	Tujuan
Tujuan kegiatan ini adalah agar kartu kendali surat keluar dapat diserahkan ke masing-masing bidang.
2)	Manfaat 
Setiap bidang mempunyai kartu kendali surat keluar dan dapat digunakan sebagai buku agenda surat keluar.
3)	Hasil 
Hasil dari kegiatan ini adalah kartu kendali telah di pilah berdasarkan bidang dan telah diserahkan ke masing-masing bidang.
g.	Memilah kartu kendali surat keluar berdasarkan masalah
1)	Tujuan
Tujuan kegiatan ini adalah mengelompokkan kartu kendali surat keluar berdasarkan masalah.
2)	Manfaat
Pencarian surat keluar lebih mudah.
3)	Hasilnya 
Kartu kendali telah dipisah berdasarkan masalah.

h.	Menulis undangan masuk di buku agenda dan lembar disposisi
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 30) Lembar disposisi adalah alat yang digunakan sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen.
1)	Tujuan
Tujuan kegiatan ini adalah merekap undangan yang masuk.
2)	Manfaat 
Memudahkan dalam pencarian kembali undangan masuk.
3)	Hasil 
Semua undangan masuk telah di catat di buku agenda.
i.	Mengisi keterangan buku agenda undangan masuk
1)	Tujuan 
Tujuan agar terdapat kejelasan tentang tindak lanjut dari  undangan yang masuk.
2)	Manfaat
Dapat diketahui tindak lanjut dari undangan yang masuk.
3)	Hasil
Keterangan di buku agenda undangan masuk telah terisi dan diketahui tindak lanjut dari undangan yang masuk.
j.	Mengelola Surat Masuk
1)	Tujuan
Tujuan kegiatan ini adalah mengawasi lalu lintas surat masuk.
2)	Manfaat
Manfaat dari kegiatan ini adalah dapat mengetahui tujuan surat , isi surat, dan kebenaran surat.
3)	Hasil
Surat masuk telah dikelola sesuai dengan prosedur.
k.	Menulis surat masuk di lembar pengantar
1)	Tujuan 
Tujuan kegiatan ini adalah agar surat masuk dapat di distribusikan ke masing-masing bidang yang mendapat surat.
2)	Manfaat
Manfaat dari kegiatan ini adalah surat masuk bisa didistribusikan ke masing-masing bidang yang dituju.
3)	Hasil
Surat masuk telah di tulis di lembar pengantar dan dibawa

C.	Analisis Hasil 
1.	Program Individu Utama
Program PPL individu utama berjalan lancar mendapat sambutan yang baik dari pihak Sub Bagian Umum, memberikan manfaat salah satunya, yaitu mempermudah dan mempersingkat penggunaan waktu dalam pengelolaan surat keluar serta dalam pelaksanaan program ini di fasilitasi oleh pihak sub bagian umum. Kelemahan dari pelaksanaan program ini adalah pegolahan surat keluar masih menggunakan komputer yang sama dengan surat masuk, sehingga terkadang membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahannya. Peluang dilaksanakan program “komputerisasi data arsip di Sub bagian Umum karena pada waktu observasi pada tanggal 8-11 Febuari 2013 di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga belum ada pencatatan arsip keluar dan penulisan kartu kendali masih secara manual. Tantangan dari pelaksanaan program ini adalah, dalam pelaksanannya harus bisa membagi waktu dengan baik supaya program dapat terselesaikan.
2.	Program PPL Penunjang
Dari keseluruhan program PPL penunjang yang dilaksanakan dapat berjalan dengan lancar dan mendapat sambutan yang baik dari pihak sub bagian umum. Program PPL penunjang memberikan banyak manfaat, karena sub bagian umum mengurusi persuratan manfaatnya adalah dalam pekerjaan pengelolaan surat keluar dan surat masuk terbantu. Selain mamberikan manfaat untuk lembaga Program PPL penunjang juga memberikan banyak manfaat bagi mahasiswa KKN, yaitu memberikan tambahan ilmu pengetahuan dan pengalaman. Dalam pelaksanaan program PPL penunjang tidak mengalami kendala maupun hambatan yang berarti, hanya dibutuhkan ketelitian dan perlu mempelajari kembali materi yang sudah diberikan di perkuliahan agar tidak terjadi banyak kesalahan.
3.	

BAB III
PENUTUP
A.	Kesimpulan
Berdasarkan pelaksanaan kegiatan PPL di Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1.	Program PPL Individu Utama dapat berjalan dengan lancar, program mendapat sambutan yang baik dari pihak Sub Bagian Umum dan memberikan manfaat salah satunya, yaitu mempermudah dan mempersingkat penggunaan waktu dalam pengelolaan surat keluar. Kelemahan dari pelaksanaan program ini adalah pegolahan surat keluar masih menggunakan komputer yang sama dengan surat masuk, sehingga terkadang membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahannya. Solusi untuk mengatasi hambatan dalam pelaksanaan program adalah  membagi waktu dengan baik supaya program dapat terselesaikan.
2.	Program PPL Penunjang berjalan dengan lancar,  tidak ada hambatan dalam pelaksanaan program. 
B.	Saran
1.	Pihak Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman
a.	Memberikan alternatif program PPL bagi mahasiswa sesuai dengan jurusan Administrasi Pendidikan yang berkaitan dengan 8 (delapan) bidang garapan Manajemen Pendidikan.
b.	Untuk staff  Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman diharapkan untuk dapat meningkatkan tanggung jawab dan kemampuan kinerja, karena Dinas Pendidikan merupakan pusat pengelolaan dalam bidang pendidikan.
2.	Pihak Mahasiswa 
a.	Dalam pelaksanaan Observasi Lapangan hendaknya dilakukan dengan cermat dan teliti, sehingga nantinya dapat menawarkan program yang benar-benar bermanfaat bagi pihak yang akan ditempati untuk PPL maupun pihak yang akan melakukan PPL dikemudian hari.
b.	Bagi mahasiswa PPL tahun berikutnya, perlu ditekankan bahwa proses menginformasikan atau pemberitahuan program PPL kepada pihak/ bidang  yang akan ditempati PPL pada awal pelaksanaan sangatlah penting demi lancarnya pelaksanaan program PPL.

DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono.2013.Manajemen Kearsipan Modern.Yogyakarta:Gava Media.
Buku Panduan PPL. Universitas Negeri Yogyakarta. 2013